Företaget Aktuellt Om oss Kontakt Nyhetsblogg
 Co.

Simontorps kulturvandringar Föredrag Guidningar Fornvård Simontorps Såg Smultronställen

Logotyp

Vad är en process?

En process är ett förlopp, alltså flera händelser efter varandra. Oftast gör man händelser/aktiviteter i samma eller nästan samma ordningsföljd varje gång och då kan man tala om en process.

Kartläggning av processflöden

Vad innebär då det här i arbetslivet? Vilken nytta kan du ha av att kartlägga hur ni arbetar?

Vanligtvis har man någonstans i företaget en plats/produktionsmaskin/aktivitet som stoppar upp flödet, en s k flaskhals, och ni kanske till och med investerat eller gjort förändringar för att lösa situationen. Blev det bra? eller flyttade ni problemet vidare? 

Ni kanske har problem med många fel, men inte vet riktigt var och varför de uppstår?

Har ni långa ledtider men inte riktigt vet hur ni ska korta dem?

Flaskhalsar, fel och långa ledtider är några orsaker som gör att man behöver en kartläggning av (del-)processer för att underlätta besluten om var man inrikta förbättringsarbetet på.

Hur gör man en kartläggning?

Ofta när vi diskuterar flöden/arbetsprocesser så talar man i stora ordalag som "orderhantering", produktion, lager/utlastning. Nedanstående processbild visar ett företags huvudprocesser på ett övergripande plan. Kunder lägger order som antingen går direkt till lager för vidare utleverans eller via produktion/tillverkning och sedan in i lager. Här kan lagerprocessen handla om enstaka minuter och kanske endast i IT-form innan utlastning sker.

 

Ett företags kärnprocesser 

 

I bästa fall bryter man ner produktionen i undergrupper (ex v svarvmaskiner och fräsmaskiner), men det kan vara stor skillnad i processflödet för respektive undergrupp så man kan ha nytta av att göra en kartläggning för varje undergrupp.

 

Övriga processerUtöver dessa kärnprocesser finns det alltid annat runtomkring som också måste hanteras i ett företag. Det är artikeluppgifter, info om leverantörer och kunduppgifter mm i processen grunddata. Alla företag har också en kundfakturaprocess (som kan vara en del av orderprocessen, men det beror på hur man gör kartläggningen och hur man vill visa den) och en inköpsprocess.

 

Löner och uppgifter till myndigheter ska hanteras och sen tillkommer ju också lokaler, städning och postrutiner etc. Här skiljer det lite åt mellan olika branscher. Exempelvis finns ju underhållsprocesser för maskiner i tillverkningsindustri som en butik till stora delar saknar.

 

På den övergripande nivån är det rätt lätt att göra en processkarta. Men om man vill använda en kartläggning för att hitta orsaker till problem eller förbättringsmöjligheter så måste man bryta ner processerna till enskilda aktiviteter.

Markering av process 

Nedan visas ett exempel på en nedbrytning av orderprocessen i mer detaljrik process där kundordrar kan komma in via post, telefon, e-post eller i elektroniskt filformat direkt in i företagets affärssystem. Alla ordrar som inte går direkt in i affärssystemet måste hanteras av en ordermottagning och registreras i affärssystem innan ordern kan gå vidare till lager eller produktionsprocessen.

 

Här kan man då börja fundera på ledtider från att kunden skickar sin beställning tills dess att den är hanterbar i företagets affärssystem.

Orderprocess i närbildVid telefonorder kan ju ordermottagare skriva ordern direkt in i systemet, vilket är nästan lika snabbt som att skicka en elektronisk orderfil.

Vid e-post-order beror det på distributionstiden för e-posten och tiden det tar innan en ordermottagare öppnar e-post-ordern och börjar registrera den. Post-ordern är oftast den långsammaste av dessa fall (räknat från när kunden skickat ordern).  

En annan sak man kan fundera över är var man har de vanligaste felkällorna i de olika alternativen... Felskrivning är troligen den vanligaste felorsaken i dessa alternativ men även elektroniska orderfiler kan ju bli fel. Här behöver man också fundera ett tag på hur man kan minimera fel och upptäcka att fel inträffat och korrigera orsakerna till dessa.

 

Systematiskt kan man sedan gå vidare i processflödena och konstatera var/vad man behöver förbättra.

 

 

Företaget      Aktuellt      Om oss      Kontakt      Nyhetsblogg